2.1. Văn bản hành chính và ngôn ngữ hành chính
a. Văn bản hành chính
- Là văn bản đuợc dùng trong giao tiếp thuộc lĩnh vực hành chính. Ðó là giao tiếp giữa Nhà nước với nhân dân, giữa nhân dân với cơ quan Nhà nước, giữa cơ quan với cơ quan, giữa nước này và nước khác trên cơ sở pháp lí (thông tư, nghị định, đơn từ, báo cáo, hóa đơn, hợp đồng…).
- Một số loại văn bản hành chính thường gặp:
- Nghị định, thông tư, thông cáo, chỉ thị, quyết định, pháp lệnh, nghị quyết,…
- Giấy chứng nhận, văn bằng, chứng chỉ, giấy khai sinh,…
- Đơn từ, bản khai, báo cáo, biên bản,…
b. Ngôn ngữ hành chính
- Khái niệm
- Ngôn ngữ hành chính là ngôn ngữ dùng trong các văn bản hành chính để giao tiếp trong phạm vi các cơ quan nhà nước hay các tổ chức chính trị, xã hội, kinh tế,… (gọi chung là cơ quan), hoặc giữa cơ quan với cá nhân, hay giữa các cá nhân với nhau trên cơ sở pháp lí.
- Đặc điểm
- Về trình bày, kết cấu: Các văn bản đều được trình bày thống nhất. Mỗi văn bản thường gồm 3 phần theo một khuôn mẫu nhất định:
- Phần đầu: các tiêu mục của văn bản.
- Phần chính: nội dung văn bản.
- Phần cuối: các thủ tục cần thiết (thời gian, địa điểm, chữ kí,…).
- Về từ ngữ:
- Sử dụng những từ ngữ toàn dân một cách chính xác.
- Ngoài ra, có một lớp từ ngữ hành chính được sử dụng với tần số cao (căn cứ…, được sự ủy nhiệm của…, tại công văn số…, nay quyết định, chịu quyết định, chịu trách nhiệm thi hành quyết định, có hiệu lực từ ngày…, xin cam đoan…).
- Về câu văn:
- Có những văn bản tuy dài nhưng chỉ là kết cấu của một câu (Chính phủ căn cứ…. Quyết định: điều 1, 2, 3,…).
- Mỗi ý quan trọng thường được tách ra và xuống dòng, viết hoa đầu dòng.
- Ví dụ:
- Tôi tên là:…
- Sinh ngày:…
- Nơi sinh:…
- Nhìn chung, văn bản hành chính cần chính xác bởi vì đa số đều có giá trị pháp lí. Mỗi câu, chữ, con số dấu chấm dấu phảy đều phải chính xác để khỏi gây phiền phức về sau. Ngôn ngữ hành chính không phải là ngôn ngữ biểu cảm nên các từ ngữ biểu cảm hạn chế sử dụng. Tuy nhiên, văn bản hành chính cần sự trang trọng nên thường sử dụng những từ Hán - Việt.
2.2. Đặc trưng của phong cách ngôn ngữ hành chính
a. Tính khuôn mẫu
- Tính khuôn mẫu thể hiện ở kết cấu văn bản thống nhất, thường gồm ba phần:
- Phần đầu:
- Quốc hiệu và tiêu ngữ.
- Tên cơ quan ban hành văn bản.
- Địa điểm, thời gian ban hành văn bản.
- Phần chính: Nội dung chính của văn bản.
- Phần cuối:
- Chức vụ, chữ kí và họ tên của người kí văn bản, dấu của cơ quan.
- Nơi nhận.
- Văn bản hành chính có rất nhiều loại nên cách trình bày cũng có thể có những điểm khác biệt nhất định. Kết cấu nêu trên có thể thay đổi ít nhiều ở các loại văn bản khác nhau.
b. Tính minh xác
- Mỗi từ một nghĩa, mỗi câu một ý.
- Không dùng các biện pháp tu từ.
- Không tuỳ tiện xoá bỏ, thay đổi, sửa chữa ngôn từ, cần chính xác đến từng dấu chấm, dấu phẩy, chữ kí, cả về thời gian mà văn bản có hiệu lực.
c. Tính công vụ
- Tính chất công vụ là tính chất công việc chung của cả cộng đồng, do đó hạn chế những biểu đạt tình cảm của cá nhân.
- Ngôn ngữ hành chính không phải ngôn ngữ của cảm xúc.
- Những từ ngữ cảm xúc, những phép tu từ,… không tạo hiệu quả bằng sự chính xác của ngôn từ và nội dung thông tin cần thiết.