Tìm hiểu chung về văn bản hành chính

Nội dung lý thuyết

Các phiên bản khác

I. Thế nào là văn bản hành chính?

1. Đọc các văn bản sau

Văn bản 1

PHÒNG GD-DT QUẬN CẦU GIẤY      CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TRƯỜNG THCS DỊCH VỌNG                          Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

              Số: .../ TB           

                                                                          Hà nội, ngày 6 tháng 2 năm 2003

                                                       THÔNG BÁO

                                                  Về kế hoạch trồng cây               

Để hưởng ứng phong trào Vì một môi trường xanh, sạch, đẹp, Ban Giám hiệu nhà trường phát động buổi trồng cây quanh sân trường. Kế hoạch trồng cây như sau:

1) Thời gian: 14 giờ, ngày 28 - 2 - 2003.

2) Số lượng và chủng loại: Mỗi lớp trồng 5 cây, loại cây phượng vĩ, bàng hoặc xà cừ.

3) Phương thức chăm sóc: Các lớp có kế hoạch bảo vệ và chăm sóc cây do lớp mình trồng.

    Ban Giám hiệu thông báo kế hoạch này để toàn trường được biết và chuẩn bị tốt cho ngày hội trồng cây của nhà trường.

Hiệu trưởng

(Kí và ghi rõ họ tên)

Nơi nhận:

- Các GV chủ nhiệm

- Các lớp

- Lưu văn phòng

Văn bản 2

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 20 tháng 3 năm 2003

GIẤY ĐỀ NGHỊ

   Kính gửi cô giáo chủ nhiệm lớp 7A, Trường THCS Kim Đồng.

   Tập thể lớp 7A chúng em xin trình bày với cô một việc như sau: Theo thời khóa biểu của nhà trường, chiều nay (thứ năm, ngày 20 tháng 3 năm 2003), lớp 7A có giờ sinh hoạt tập thể. Nhưng vì bạn Nam bị ốm phải vào nằm viện, nên chúng em xin đề nghị với cô giáo cho chuyển buổi sinh hoạt này sang chiều mai (thứ sáu, ngày 21 tháng 3) để lớp có thể tới thăm và động viên Nam được kịp thời.

Thay mặt lớp 7A

Lớp trưởng

(Kí và ghi rõ họ tên)

Văn bản 3

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Thanh Hóa, ngày 5 tháng 12 năm 2003

BÁO CÁO

Về kết quả hoạt động hưởng ứng phong trào 

Vì một môi trường xanh, sạch , đẹp

    Kính gửi: Ban giám hiệu Trường THCS Đông Thanh.

    Hưởng ứng đợt thi đua Vì một môi trường xanh, sạch, đẹp do nhà trường phát động, trong thời gian vừa qua, lớp 7B đã có nhiều hoạt động đạt kết quả tốt, cụ thể là:

    1) Về vệ sinh: đã tổ chức mỗi tuần một buổi lao động tập thể để quét dọn khu vực quanh lớp và sân trường; thực hiện nghiêm túc việc thu gom các loại rác vào đúng nơi quy định.

    2) Về việc trồng, chăm sóc và bảo vệ cây xanh: đã tổ chức trồng được 100 cây các loại (bao gồm 50 cây bạch đàn, 40 cây xà cừ và 10 cây phượng vĩ) ở khu vực được Ban Giám hiệu nhà trường phân công; không bẻ cành, hái lá hoặc ngắt hoa nơi công cộng.

    3) Về trang trí: đã tổ chức quét vôi lại các bức tường quanh lớp; kẻ lại các khẩu hiệu và bảng nội quy nhà trường.

    Kết quả cuối đợt, lớp đã bầu được 5 bạn tiêu biểu đề nghị nhà trường biểu dương, khen thưởng.

Thay mặt lớp 7B

Lớp trưởng

(Kí và ghi rõ họ tên)

2. Trả lời câu hỏi

a) Khi nào thì người ta viết các văn bản thông báo, đề nghị và báo cáo?

b) Mỗi văn bản nhằm mục đích gì?

c) Ba văn bản ấy có gì giống nhau và khác nhau? Hình thức trình bày của ba văn bản này có gì khác với các văn bản truyện và thơ mà em đã học?

d) Em còn thấy loại văn bản nào tương tự như ba văn bản trên không?

Trả lời: 

a) Đây chính là việc tìm hiểu và nêu lên các tình huống cần phải viết các bài văn bản.

-  Khi cần truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới hoặc cho nhiều người biết một vấn đề gì đó (thường là rất quan trọng) người ta dùng Thông báo.

-  Khi cần đề đạt một nguyện vọng chính đáng nào đó của cá nhân hay tập thể đối với cơ quan hay cá nhân có thẩm quyền giải quyết thì người ta dùng văn bản Đề nghị (kiến nghị).

-  Khi cần thông báo một vân đề gì đó từ cấp dưới lên cấp trên thì người ta dùng văn bản Báo cáo.

b) Mục đích của các loại văn bản trên:

- Thông báo nhằm phổ biến một nội dung.

- Đề nghị nhằm đề xuất một nguyện vọng, ý kiến.

- Báo cáo nhằm tổng kết nêu lên những gì đã thể hiện cho cấp trên biết.

c) Ba văn bản này:

- Giống nhau ở hình thức trình bày, theo mẫu qui định nhưng chúng khác nhau về mục đích và những nội dung cụ thể được trình bày trong mỗi văn bản.

- Chúng khác với các tác phẩm văn thơ vốn dùng hư cấu tưởng tượng để xây dựng hình tượng. Đây là những kiểu văn bản báo sự vụ, hành chính.

d) Những văn bản viết theo mẫu có thể so sánh tương tự với ba loại văn bản trên là: Biên bản, Sơ yếu lí lịch, Giấy khai sinh, Hợp đồng...

@808629@

3. Ba văn bản, người ta gọi là văn bản hành chính (hoặc văn bản hành chính - công vụ). Từ việc trả lời các câu hỏi trên, em hãy rút ra đặc điểm của văn bản hành chính: mục đích, nội dung, hình thức trình bày,...

Trả lời: 

Văn bản hành chính là loại văn bản thường xuyên truyền đạt những nội dung và yêu cầu nào đó từ cấp trên xuống, hoặc bày tỏ ý kiến cá nhân, tập thể lên cơ quan có thẩm quyền.

- Văn bản hành chính cần đảm bảo:

+ Quốc hiệu và tiêu ngữ.

+ Địa điểm ngày tháng làm văn bản.

+ Họ tên chức vụ, cơ quan, tập thể.

+ Nội dung thông báo, đề nghị, báo cáo.

+ Chữ kí.

II. Ghi nhớ

1. Văn bản hành chính là loại văn bản thường dùng để truyền đạt những nội dung và yêu cầu nào đó từ cấp trên xuống hoặc bày tỏ những ý kiến, nguyện vọng của cá nhân hay tập thể tới các cơ quan và người có quyền hạn để giải quyết.

2. Loại văn bản này thường được trình bày theo một số mục nhất định (gọi là mẫu), trong đó nhất thiết phải ghi rõ:

- Quốc hiệu và tiêu ngữ;

- Địa điểm và ngày tháng làm văn bản;

- Họ tên, chức vụ của người nhận hay tên cơ quan nhận văn bản; 

- Họ tên, chức cụ của người gửi hay tên cơ quan, tập thể gửi văn bản;

- Nội dung thông báo, đề nghị, báo cáo;

- Chữ kí và họ tên người gửi văn bản.

@808568@@808816@