-  Nhan đề và hệ thống đề mục được sử dụng để làm rõ bố cục của văn bản, góp phần xác định, tóm tắt và làm nổi bật nội dung chính, giúp người đọc có cơ sở định hướng, tiếp nhận nội dung của văn bản.

- Các đề mục được in đậm và tách dòng, giúp cho người đọc dễ dàng theo dõi văn bản và hiểu được ý chính.

- Bố cục nội dung văn bản được trình bày theo các tiểu mục in đậm sau phần sa pô. Có thể thấy rõ các đề mục và tóm tắt như:

- Bố cục văn bản được sắp xếp thành các phần, mục lớn gồm có: Nhan đề, sa pô, các tiểu mục, tên tác giả, nơi in ấn, đơn vị, thời gian phát hành.

+ Phần 1: Mở đầu.

+ Phần 2: Bàn về vấn đề an toàn lao động. Kể về một câu chuyện liên quan đến một tai nạn xảy ra trong lao động mà tác giả biết được, từ đó đưa ra đánh giá, nhận xét cá nhân và từ một kỹ sư người Nga.

+ Phần 3: Bàn về vấn đề tai nạn giao thông. Kể về một vụ tai nạn giao thông mà tác giả thấy trong một lần về quê thăm bạn. Sau đưa ra thống kế số liệu các vụ tai nạn giao thông. Từ đó rút ra ý kiến cá nhân.

+ Phần 4: Bàn về các trò đùa tai hại. Kể về trò đùa tai hại của một người khiến chuyến bay bị ảnh hưởng. Từ đó đặt các vấn đề về đạo đức, văn hóa ứng xử và pháp luật.

+ Phần 5: Phải coi luật pháp quan trọng như khí trời để thở. Tác giả kể về câu chuyện của giáo sư Phan Ngọc để từ đó rút ra kết luận về tầm quan trọng của pháp luật.

- Bắt đầu mỗi phần là tên mục được in đậm.

- Tác dụng: dễ theo dõi, nắm bắt được nội dung chính từng phần.

- Tác giả cung cấp rất nhiều thông tin chi tiết để làm rõ những thông tin chính.

VD: Khi trình bày về đặc trưng kiến trúc Việt, tác giả đã cụ thể một số thông tin như: sơ đồ không gian, cấu trúc bên trong, vật liệu xây dựng,... Tác giả thường giới thiệu khái quát đặc điểm chính, sau đó đi vào những chi tiết cụ thể và kín đáo thể hiện thái độ đánh giá của mình về đối tượng. 

Nội dung và thể thức bản tường trình.

  - Văn bản 1:

    + Trình bày sự việc liên quan đến bản thân (phải chăm sóc bố bị ốm nên xin nộp bài trễ).

    + Trình bày theo hình thức văn bản hành chính.

  - Văn bản 2:

    + Trình bày sự việc xảy ra liên quan đến việc bị lấy nhầm xe.

    + Trình bày theo hình thức văn bản hành chính.

- Việc đưa thông tin về từng đối tượng cụ thể trong văn bản giúp người đọc hiểu rõ hơn về từng đối tượng được nói đến, hiểu rõ hơn vấn đề bao quát những đối tượng ấy.

- Từ cách triển khai thông tin trong văn bản thông tin, tôi nhận thấy khi viết một văn bản thông tin cần nêu cụ thể thông tin của từng đối tượng, thông tin cần rõ ràng và có dẫn chứng chứng minh.

a. Các mục trong cả hai văn bản báo cáo được trình bày theo thứ tự:

    + (1) Quốc hiệu và tiêu ngữ

    + (2) Địa điểm, ngày tháng làm báo cáo

    + (3) Tên văn bản: Báo cáo về nội dung gì

    + (4) Nơi nhận báo cáo

    + (5) Người (tổ chức) báo cáo

    + (6) Nêu sự việc, lí do và kết quả đã làm được

    + (7) Chữ kí và họ tên người báo cáo

- Hai văn bản báo cáo trên giống nhau về cách trình bày các mục và khác nhau ở nội dung cụ thể.

- Những mục quan trọng, cần chú ý trong hai câu văn bản báo cáo trên là: (3), (4), (5), (6).

b. Cách làm một báo cáo là tuân thủ theo 7 mục như câu a, và cần lưu ý:

- Trình bày cần trang trọng, rõ ràng và sáng sủa.

- Nội dung không nhất thiết phải trình bày đầy đủ tất cả, nhưng cần chú ý các mục (5), (4), (3), (6).