Biên bản phải có tên gọi và phải ghi đủ thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, người chủ trì, người thư kí vì Biên bản sẽ được lưu lại như một hồ sơ với tính chất quan trọng, cần thiết, lúc cần được đưa ra như một bằng chứng để chứng minh, đánh giá tính xác thực của vấn đề.