Viết: Viết biên bản một cuộc họp, cuộc thảo luận

Văn bản thông tin có nhiều loại, trong đó có văn bản nhật dụng. Biên bản là một loại của văn bản nhật dụng, dùng để ghi chép về một cuộc họp, cuộc thảo luận hay một vụ việc giúp ta nắm bắt được đầy đủ, chính xác nội dung sự việc đã diễn ra. Nó được lưu lại như một hồ sơ, lúc cần được đưa ra như bằng chứng để đánh giá một vụ việc, vấn đề nào đó. Biên bản đòi hỏi được viết đúng thể thứ, theo một quy cách riêng.

Thể thức của biên bản thông thường

- Đầu biên bản, phía bên phải ghi quốc hiệu và tiêu ngữ; phía bên trái ghi tên cơ quan chức năng có nhiệm vụ tổ chức cuộc họp, cuộc thảo luận hay xử lí vụ việc.

- Dưới từ "Biên bản", ghi khái quát vấn đề mà cuộc họp, cuộc thảo luận cần giải quyết hay nội dung của vụ việc cần xử lí, làm thành tên gọi của biên bản.

- Ghi thời gian và địa điểm diễn ra cuộc họp, cuộc thảo luận, xử lí vụ việc,...

- Ghi thành phần tham dự và tên người chủ trì, người thư kí.

- Ghi diễn biến của cuộc họp, cuộc thảo luận hay cuộc xử lí vụ việc với các nội dung vụ thể, theo đúng thực tế đã diễn ra (bao gồm các ý kiến tường trình, phát biểu và kết luận).

- Ghi thời gian kết thúc cuộc họp, cuộc thảo luận hay cuộc xử lí vụ việc.

- Người chủ trì và thư kí (tùy trường hợp, có thể thêm người làm chứng) kí tên.

Phân tích biên bản tham khảo

BIÊN BẢN

Bàn về kế hoạch tổ chức hoạt động hưởng ứng "Ngày Chủ nhật xanh"

Thời gian: bắt đầu từ 11h ngày 13 tháng 02 năm 2019.

Địa điểm: phòng học lớp 6C.

Thành phần tham dự: toàn thể học sinh lớp 6C. Vắng: 01 (bạn Trần Văn Th., có lí do).

Chủ trì (chủ tọa): lớp trưởng Lê Tiến H.

Thư kí (người ghi biên bản): Nguyễn Thị Thanh T.

Nội dung: bàn kế hoạch tổ chức hoạt động "Ngày Chủ nhật xanh" do nhà trường phát động, diễn ra vào ngày 17 tháng 02 năm 2019. 

1. Lớp trưởng trình bày ý nghĩa của "Ngày Chủ nhật xanh" và nội dung hoạt động hưởng ứng "Ngày Chủ nhật xanh" theo sự phân công của trường.

2. Bố trí công việc:

a. Làm băng rôn, căng ở vị trí quy định: tổ 1 (hoàn thành vào chiều thứ Bảy).

b. Chuẩn bị loa đài: bạn N. (tham gia cùng các bạn lớp 6A, hoàn thành vào chieuf thứ Bảy).

c. Tham gia soạn nội dung phát thanh: bạn L. (tập đọc vào chiều thứ Bảy).

d. Chuẩn bị dụng cụ lao động: các tổ nắm công việc được giao và phân công dụng cụ phù hợp:

- Tổ 1: tham gia quét dọn phòng học và không gian trong trường.

- Tổ 2: tham gia tưới và xén tỉa cây cảnh ở vườn hoa trong trường.

- Tổ 3: tham gia khơi thông cống rãnh xung quanh trường.

- Tổ 4: tham gia làm vệ sinh các công trình công cộng gần trường (phòng truyền thông xã, đài tưởng niệm).

e. Bộ phận kiểm tra công việc: lớp trưởng, lớp phó phụ trách lao động.

3. Thảo luận về kề hoạch:

- Ý kiến 1: đề nghị tiến hành hoạt động sớm, lúc 6h30.

- Ý kiến 2: đề nghị điều chỉnh phân công công việc cho một số bạn.

- Ý kiến 3: đề nghị chọn người chụp ảnh làm tư liệu (sau này sẽ đưa vào tập san).

4. Kết luận: Lớp trưởng tóm tắt những nội dung chính đã được thống nhất. 

Cuộc họp kết thúc vào hồi 11h30, ngày 13 tháng 02 năm 2019.

Nơi nhận:

-....;

- Lưu: VT, Hồ sơ.

Phân tích:

1. Nêu nhận xét chung về việc tuân thủ thể thức biên bản trong văn bản trên.

- Đầu trên biên bản, phía bên phải nghi quốc hiệu và tiêu ngữa; phía bên trái ghi tên đơn vị (Lớp 6C, trường THCS P.H.C).

- Dưới từ biên bản, ghi khái quát nội dung công việc (Bàn về kế hoạch tổ chức hoạt động hưởng ứng "Ngày chủ nhật Xanh).

- Thời gian, địa điểm diễn ra cuộc họp (11h ngày 13/02/2019, phòng họp lớp 6C).

- Thành phần tham dự, tên người chủ trì, thư ký (Nguyễn Thị Thanh T, Lê Tiến H).

- Diễn biến cuộc họp: Bố trí các bộ phận kiểm tra và triển khai công việc, thảo luận về kế hoạch và kết luận lại các ý kiến.

- Thời gian kết thúc xử lý cuộc họp (11h30 ngày 13/2/2019).

2. Vì sao biên bản phải có tên gọi và phải ghi đủ thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, người chủ trì, người thư kí?

Biên bản phải có tên gọi và phải ghi đủ thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, người chủ trì, người thư kí vì Biên bản sẽ được lưu lại như một hồ sơ với tính chất quan trọng, cần thiết, lúc cần được đưa ra như một bằng chứng để chứng minh, đánh giá tính xác thực của vấn đề.

3. Khi làm biên bản, nội dung nào cần được ghi chi tiết, cụ thể hơn cả?

Khi làm biên bản, nội dung cần được gửi chi tiết, cụ thể hơn cả là diễn biến cuộc xử cuộc họp, cuộc thảo luận.

4. Vì sao cuối biên bản phải có chữ kí của người chủ trì, người thư kí?

Cuối biên bản phải có chữ kí của người chủ trì, người thư kí vì đây là bằng chứng quan trọng chứng minh tính xác thực của biên bản.

5. Ngôn ngữ của biên bản có đặc điểm gì dễ nhận biết?

Ngôn ngữ của biên bản mang phong cách ngôn ngữ hành chính, ngắn gọn, đơn nghĩa, dễ hiểu, súc tích.

Thực hành viết biên bản

1. Trước khi viết

- Hình dung lại các cuộc họp, thảo luận cần được ghi biên bản (cuộc họp bản kế hoạch tổ chức một hoạt động; cuộc họp kiểm điểm tình hình thực hiện một dự án chung của lớp...).

- Xác định tên gọi của biên bản, đồng nghĩa với việc lựa chọn nội dung cho biên bản sắp viết.

2. Viết biên bản

- Viết phần mở đầu theo đúng thể thức.

- Viết phần chính của biên bản dựa theo trình tự hợp lí cần có trong cuộc họp, thảo luận với những nội dung cụ thể (có đánh số rõ ràng).

- Viết chi tiết về những nội dung quan trọng của cuộc họp, thảo luận như kế hoạch triển khai, giải pháp dự kiến, phân công công việc.

- Thuật lại đầy đủ các ý kiến đi vào trọng tâm của buổi họp, thảo luận, nhất là những ý kiến có giá trị. 

- Viết đầy đủ nội dung kết luận của người chủ trì.

- Ghi thời gian kết thúc cuộc họp, thảo luận và viết đầy đủ họ tên của người có trách nhiệm kí vào biên bản.

3. Chỉnh sửa biên bản

Dựa vào phần Thể thức của biên bản thông thường để tự kiểm tra và chỉnh sửa:

- Xem xét lại sự phù hợp giữa nội dung biên bản và tên biên bản.

- Kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của việc ghi chép những vấn đề quan trọng nhất được bàn bạc, triển khai trong cuộc họp, cuộc thảo luận.

- Lược bỏ những ghi chép về các chi tiết không liên quan tới vấn đề chính của cuộc họp, cuộc thảo luận.

Gợi ý

BIÊN BẢN THẢO LUẬN

 CHỦ ĐỀ “HẠN CHẾ SỬ DỤNG BAO BÌ NI LÔNG VÀ CHẤT THẢI NHỰA”

Thời gian bắt đầu:….giờ ngày…tháng…năm….

Địa điểm: Lớp….trường THCS….

Thành phần tham gia: Giáo viên chủ nhiệm, …đội viên chi đội…và bạn…- Liên đội trưởng.

Chủ trì:… - Lớp trưởng.

Thư kí: … - Lớp phó học tập.

Nội dung sinh hoạt

(1) Lớp trưởng … đứng lên tổ chức cả lớp thảo luận về chủ đề “Hạn chế sử dụng bao bì ni lông và chất thải nhựa”.

Về hoạt động thảo luận đưa ra ý kiến:

Sau khi hoạt động thảo luận, tổ trưởng các tổ đưa ra ý kiến và được tổng hợp lại như sau:

1. Hạn chế tối đa việc sử dụng các sản phẩm nhựa, túi nilon tại đơn vị, thay bằng sản phẩm hữu cơ, sử dụng nhiều lần.

2. Sử dụng quy trình xử lí rác thải “giảm thiểu- tái sảu dụng - tái chế”.

3.  Tổ chức thu hồi túi ni lông để tái chế.

4.  Tuyên truyền nâng cao nhận thức cộng đồng.

5. Phía địa phương hỗ trợ xây dựng một hệ thống thu gom, tái chế, tái sử dụng túi ni lông.

(2) Ý kiến của một số cá nhân bổ sung:

1. Tổ chức các chương trình thu gom rác thải, sáng tạo, tái sử dụng những rác thải không sử dụng nữa trở thành những đồ vật hữu ích.

2. Bổ sung thùng chứa rác tại các vị trí sản xuất, phân loại rác có thể tái chế với rác thải hữu cơ, dễ phân hủy tại nguồn phát thải.

3. Tổ chức ra quân thu gom rác thải nói chung và rác thải nhựa nói riêng.

Buổi sinh hoạt kết thúc lúc …. ngày… tháng… năm…

Nơi nhận:

Lưu: Hồ sơ chi đội.