Bài 3: Giới thiệu Microsoft Access

BÀI 3: GIỚI THIỆU MICROSOFT ACCESS

1. Phần mềm Microsoft Access

- Phần mềm Microsoft Access là hệ quản trị CSDL nằm trong bộ phần mềm Microsoft Office

2. Khả năng của Access

- Tạo lập và lưu trữ các cơ sở dữ liệu gồm các bảng, mối quan hệ giữa các bảng trên các thiết bị nhớ.

- Tạo biểu mẫu để cập nhật dữ liệu, tạo báo cáo thống kê, tổng kết hay những mẫu hỏi để khai thác dữ liệu trong CSDL.

- Tạo chương trình giải bài toán quản lí.

- Đóng gói cơ sở dữ liệu và chương trình tạo phần mềm quản lí vừa và nhỏ.

- Tạo điều kiện thuận lợi cho trao đổi, chia sẻ dữ liệu trên mạng.

3. Các loại đối tượng chính của Access

- Access có nhiều đối tượng, mỗi đối tượng có một chức năng riêng liên quan đến việc lưu trữ, cập nhật và kết xuất dữ liệu.

* Bảng (Table):

- Là đối tượng cơ sở, được dùng để lưu trữ dữ liệu.

- Mỗi bảng chứa thông tin về một chủ thể xác định và bao gồm nhiều hàng, mỗi hàng chứa các thông tin về một cá thể xác định của chủ thể đó.

* Mẫu hỏi (Query): Là đối tượng cho phép tìm kiếm, sắp xếp và kết xuất dữ liệu xác định từ một hoặc nhiều bảng.

* Biểu mẫu (Form): Là đối tượng giúp cho việc nhập hoặc hiển thị thông tin một cách thuận tiện hoặc để điều khiển thực hiện một ứng dụng.

* Báo cáo (Report): Là đối tượng được thiết kế để định dạng, tính toán, tổng hợp các dữ liệu được chọn và in ra.

4. Một số thao tác cơ bản

a. Khởi động Access

- Cách 1: Start → Programs → Microsoft Office → Microsoft Access

- Cách 2: Nháy đúp vào biểu tượng Microsoft Access trên màn hình .

b. Tạo CSDL mới

- Bước 1: Chọn lệnh File → New

- Bước 2: Chọn Blank Database, xuất hiện hộp thoại File New Database

- Bước 3: Chọn vị trí lưu tệp và nhập tên tệp → chọn Create

c. Mở CSDL đã có

- Cách 1: Nháy chuột lên tên của CSDL cần mở.

- Cách 2: Chọn lệnh File → Open, tìm và nháy đúp vào tên CSDL cần mở.

d. Kết thúc phiên làm việc với Access

- Cách 1: Chọn File → Exit

- Cách 2: Nháy nút  ở góc trên bên phải màn hình.

5. Làm việc với các đối tượng

a. Chế độ làm việc với các đối tượng

- Chế độ thiết kế (Design View): Dùng để tạo mới hoặc thay đổi cấu trúc bảng, mẫu hỏi, thay đổi cách trình bày và định dạng biểu mẫu báo cáo.

- Chế độ trang dữ liệu (Datasheet View): Dùng để hiển thị dữ liệu dạng bảng, cho phép xem, xóa hoặc thay đổi các dữ liệu đã có.

Chú ý: có thể chuyển đổi qua lại giữa chế độ thiết kế và chế độ trang dữ liệu

b. Tạo đối tượng mới

- Dùng các mẫu dựng sẵn (Wizard - Thuật sĩ);

- Người dùng tự thiết kế;

- Kết hợp cả hai cách trên.

c. Mở đối tượng

- Trong cửa sổ của loại đối tượng tương ứng, double click lên một đối tượng