Dựa vào nội dung trong sách đêy, nó có hướng dẫn từng bước nhé
1
Lưu thường xuyên. Chương trình máy tính thường hay bị lỗi ở những thời điểm tồi tệ nhất. Do vậy bạn nên tránh việc mất tài liệu công việc của mình bằng cách lưu tập tin thường xuyên. Nếu thay đổi chi tiết tập tin nhưng không muốn ghi đè lên bản gốc, thì bạn có thể sử dụng chức năng “Save as” (Lưu thành) để tạo bản sao với tên tập tin mới.
Nhiều chương trình có chức năng lưu tập tin tự động trong khoảng thời gian nhất định. Điều này có thể cứu bạn khỏi hiểm nguy, nhưng không nên thay thế hoàn toàn việc chủ động lưu thường xuyên .2
Lưu tập tin bằng tên hữu dụng. Khi lưu tập tin lần đầu tiên, chương trình sẽ yêu cầu bạn nhập tên cho tập tin. Hãy chọn tên dễ nhận dạng, và chứa thông tin quan trọng như ngày hoặc tác giả của tập tin. Điều này giúp bạn tìm ra nhanh chóng khi tìm kiếm tập tin trên máy tính.
3
Kiểm tra định dạng khi lưu tập tin. Khi bạn lưu tập tin lần đầu tiên hoặc dùng lệnh "Save as" để tạo bản sao mới, nhiều chương trình sẽ cung cấp khả năng thay đổi định dạng tập tin. Bạn có thể thực hiện bằng cách nhấp vào trình đơn thả xuống bên dưới các mục cho tên tập tin.[1]
Kiểm tra định dạng là bước đặc biệt quan trọng khi gửi tập tin cho những người không có phiên bản chương trình giốngnhư của bạn.4
Sắp xếp thư mục lưu trữ. Đa số các hệ điều hành sẽ tạo thư mục Documents (Tài liệu) để lưu tập tin theo mặc định. Điều này giúp bạn xác định nơi lưu trữ, nhưng cũng nên dành thời gian tạo hệ thống thư mục để sắp xếp tập tin gọn gàng ngăn nắp.
Sử dụng thư mục để sắp xếp theo loại tập tin, dự án, ngày, hoặc tiêu chí khác mà bạn muốn.Hầu hết các phiên bản mới của Windows sử dụng Thư viện (Libraries), cho phép lưu tập tin cùng loại trong một khu vực. Các thư viện này không thực sự là vị trí mà là tập hợp các tập tin thuộc nhiều vị trí khác nhau.5
Tìm hiểu phím tắt. Bạn có thể giảm bớt khá nhiều thời gian nếu biết cách sử dụng phím tắt để lưu tập tin, đặc biệt là khi bạn cần lưu trữ nhiều. Nhấn ^ Ctrl+S(⌘ Cmd+S trên Mac) sẽ giúp bạn lưu tập tin trong hầu hết chương trình.
Nhiều chương trình cũng thiết kế biểu tượng chức năng “Save as”. Các biểu tượng này sẽ thay đổi tùy chương trình. Ví dụ như, F12 sẽ mở hộp thoại “Save as” trong Word, trong khi⇧ Shift+^ Ctrl+S sẽ mở chức năng đó trong Photoshop.6Sao lưu tập tin. Để tránh mất dữ liệu trong trường hợp máy tính bị lỗi, bạn cần sao lưu tập tin thường xuyên. Điều này có nghĩa là sao chép tập tin được lưu từ thư mục Documents vào ổ đĩa cứng gắn ngoài hoặc tải lên dịch vụ lưu trữ đám mây.
Xem hướng dẫn này để biết thêm chi tiết về cách sao lưu tập tin.
