Trong hoạt động thường xuyên hàng ngày, các tổ chức (cơ quan, doanh nghiệp) sử dụng thông tin từ dữ liệu được thu thập và quản trị bởi các tổ chức đó.
Vì các cơ quan, doanh nghiệp sử dụng giấy tờ có giá trị pháp lí cao, được công bố từ cơ quan chính phủ, các cấp có thẩm quyền, … như căn cước công dân, đăng kí xe, quyền sử dụng đất, …
Kết quả tìm kiếm trên Internet thường không thống nhất, và có thể bị sai lệch.