Bài 5: Các thao tác cơ bản trên bảng

BÀI 5: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRÊN BẢNG

1. Cập nhật dữ liệu

- Cập nhật dữ liệu là thay đổi dữ liệu trong các bảng gồm:

• Thêm bản ghi mới.
• Chỉnh sửa bản ghi.
• Xóa các bản ghi.

a. Thêm bản ghi mới (Record)

- Chọn Insert → New Record hoặc nháy nút  (New Record) trên thanh công cụ rồi gõ dữ liệu tương ứng vào mỗi trường.

- Cũng có thể nháy chuột trực tiếp vào bản ghi trống ở cuối bảng rồi gõ dữ liệu tương ứng.

b. Chỉnh sửa

- Để chỉnh sửa giá trị một trường của một bản ghi chỉ cần nháy chuột vào ô chứa dữ liệu tương ứng và thực hiện các thay đổi cần thiết.

c. Xóa bản ghi

- Chọn bản ghi cần xoá.

- Nháy nút  (Delete Record) hoặc nhấn phím Delete.

- Trong hộp thoại khẳng định xoá, chọn Yes

2. Sắp xếp và lọc

a. Sắp xếp

- Access có các công cụ cho phép sắp xếp các bản ghi theo thứ tự khác với thứ tự chúng được nhập.

- Chọn trường cần sắp xếp trong chế độ hiển thị trang dữ liệu.

- Dùng các nút lệnh  (tăng dần) hay  (giảm dần) để sắp xếp các bản ghi của bảng dựa trên giá trị của trường được chọn.

- Lưu lại kết quả sắp xếp.

b. Lọc

- Access cho phép lọc ra những bản ghi thoả mãn điều kiện nào đó bằng cách sử dụng các nút lệnh sau đây trên thanh công cụ Table Datasheet:

• Lọc theo ô dữ liệu đang chọn: Chọn ô rồi nháy nút , Access sẽ lọc ra tất cả các bản ghi có giá trị của trường tương ứng bằng với giá trị trong ô được chọn.
• Lọc theo mẫu: Nháy nút , rồi nhập điều kiện lọc vào từng trường tương ứng theo mẫu, sau đó nháy nút  để lọc ra tất cả các bản ghi thoả mãn điều kiện

- Ví dụ: Để tìm tất cả các học sinh có tên là Hải ta làm như sau:

• Chọn một ô trong cột Ten có giá trị là “Hải”.
• Nháy nút , Access hiển thị danh sách các học sinh có tên là Hải.

3. Tìm kiếm đơn giản

- Để tìm bản ghi trong bảng của Access (chứa một cụm từ nào đó), chuyển con trỏ lên bản ghi đầu tiên rồi thực hiện theo một trong các cách sau:

• Cách 1: Chọn Edit → Find...
• Cách 2: Nháy nút  (Find).
• Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+F.

- Khi đó hộp thoại Find and Replace mở ra. Có thể cung cấp thêm thông tin cho việc tìm kiếm:

- Trong ô Find What gõ cụm từ cần tìm.

- Trong ô Look In:

• Chọn tên bảng (nếu muốn tìm cụm từ đó ở tất cả các trường).
• Hoặc chọn tên trường hiện tại chứa con trỏ.

- Trong ô Match, chọn cách thức tìm kiếm:

• Any Part of Field (tìm tất cả các cụm từ chứa cụm từ cần tìm)
• Whole Field (cụm từ cần tìm là nội dung một ô)
• Start of Field (cụm từ cần tìm phải nằm ở đầu các cụm từ kết quả).

- Nháy nút Find Next để đến vị trí tiếp theo thoả mãn điều kiện tìm kiếm.

4. In dữ liệu

a. Định dạng bảng dữ liệu

- Chọn phông cho dữ liệu bằng cách dùng lệnh Format → Font...

- Đặt độ rộng cột và độ cao hàng bằng cách kéo thả chuột hoặc chọn các lệnh Column Width... (độ rộng cột) và Row Height... (độ cao hàng) trong bảng chọn Format.

b. Xem trước khi in

- Sau khi đã định dạng bảng dữ liệu để in theo ý muốn, nháy nút  hoặc chọn lệnh File → Print Preview để xem trước các dữ liệu định in trên trang.

c. Thiết đặt trang và in

- Thiết đặt trang in tương tự như trong Word gồm xác định kích thước trang giấy và đặt lề bằng lệnh File → Page Setup...

- Chọn lệnh File → Print... để chọn máy in, số bản in và các tham số in khác.