1. Xác định mục tiêu
2. Chọn loại văn bản
3. Sưu tầm tài liệu
- Hồ sơ nguyên tắc
- Hồ sơ nội vụ
4. Xin chỉ thị cấp lãnh đạo
5. Hỏi ý kiến các cơ quan, tổ chức liên quan
6. Suy luận ( các loại vi phạm mà văn bản có thể mắc)
- Thẩm quyền
- Hình thức
- Vi phạm pháp luật
Bước viết dự thảo1. Lập dàn bài
2. Thảo bản văn theo dàn bài
3. Kiểm tra
Các bước in ấn và trình ký văn bản
Thể thức và bố cục văn bản
Thể thức văn bảnThể thức văn bản là toàn bộ các bộ phận cấu thành văn bản, nhằm đảm bảo cho văn bản có hiệu lực pháp lý và sử dụng được thuận lợi trong quá trình hoạt động các cơ quan. Thể thức là đối tượng chủ yếu của những nghiên cứu về tiêu chuẩn hoá văn bản. Theo quy định hiện nay, thể thức văn bản quản lý hành chính của ta bao gồm những yếu tố sau:
- Quốc hiệu;
- Địa danh và ngày tháng ban hành văn bản;
- Cơ quan (tác giả) ban hành;
- Số và ký hiệu của văn bản;
- Cơ quan ( cá nhân) nhận văn bản;
- Tên loại văn bản;
- Trích yếu nội dung;
- Nội dung văn bản;
- Chức vụ và chữ ký của người có thẩm quyền;
- Con dấu.
Tóm lại, thể thức văn bản là toàn bộ các bộ phận cấu thành văn bản, nhằm đảm bảo hiệu lực pháp lý của văn bản.
Bố cục văn bảnThứ văn bản thông dụng nhất, hay được sử dụng nhất là công văn hành chính. Ta hãy chọn loại này để phân tích các yếu tố tạo thành văn bản.
Văn thư hành chính ( Công văn hành chính thường có 4 phần cấu tạo nên:
- Tiên đề
- Thượng đề
- Chính đề
- Hậu đề.
Tóm tắt bố cục văn bản thông thường
1. Phần tiên đề
- Quốc hiệu
- Địa điểm thời gian
- Cơ quan ban hành
2. Phần thượng đề
- Nơi nhận nếu là công văn không có tên gọi
- Tên gọi văn bản
- Số và ký hiệu
- Trích yếu
- Căn cứ ( tham chiếu)
3. Phần nội dung (chính đề)
- Khai thư (mở đầu văn bản)
- Thân thư (các vấn đề cần đề cập trong văn bản)
- Kết thư (lời cảm, xã giao)
4. Hậu đề
- Ký tên
- Văn bản đính kèm
- Nơi nhận, bản sao
Dưới đây là mẫu trình bày các thành phần trong văn bản quản lý Nhà nước: TCVN 5700-1992:
Chú thích:
- Ô số 1: ghi tác giả ban hành văn bản
- Ô số 2: ghi quốc hiệu
- Ô số 3: ghi số và ký hiệu văn bản
- Ô số 4: Ghi địa danh và ngày tháng
- Ô số 5a: ghi nơi nhận văn bản (trường hợp văn bản là công văn thường)
- Ô số 5b: ghi nơi nhận văn bản (trường hợp là văn bản có tên gọi)
- Ô số 6a: ghi tên loại trích yếu nội dung (đối với văn bản có tên gọi)
- Ô số 6b: ghi tên loại trích yếu nội dung (đối với công văn)
- Ô số 7: ghi trình bày nội dung văn bản
- Ô số 8: ghi quyền hạn chức vụ của người ký
- Ô số 9: chữ ký của người có thẩm quyền
- Ô số 10: họ tên người ký văn bản
- Ô số 11: dấu của cơ quan
- Ô số 12: trình bày các yếu tố của một văn bản sao
- Ô số 13: ghi dấu mật hoặc khẩn - Ô số 14: ghi chữ "dự thảo" nếu cần.
1. Các chức năng chung của hệ soạn thảo văn bản:
* Khái niệm: hệ soạn thảo văn bản là 1 phần mềm ứng dụng cho phép thực hiện những thao tác liên quan đến việc soạn thảo văn bản: gõ (nhập) văn bản, sửa đổi, trình bày, lưu trữ và in ấn văn bản.
a/ Nhập và lưu trữ văn bản:
- Nhập văn bản:
- Lưu trữ văn bản:
b/ Sửa đổi văn bản :
- Sửa đổi ký tự và từ:
- Sửa đổi cấu trúc văn bản:
c/ Trình bày văn bản :
- Khả năng định dạng ký tự: phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, màu sắc, …
- Khả năng định dạng đoạn văn bản: căn lề đoạn văn bản, lùi đầu dòng, …
- Khả năng định dạng trang văn bản: lề trên, dưới, trái phải, hướng giấy, …
d/ Một số chức năng khác : tìm kiếm và thay thế, cho phép gõ tắt, vẽ hình, tạo chữ nghệ thuật, …
2. Một số quy ước trong việc gõ văn bản:
a/ Các đơn vị xử lý trong văn bản:
- Ký tự, từ, câu, dòng, đoạn văn bản, trang văn bản, trang màn hình.
b/ Một số quy ước trong việc gõ văn bản :
- Các dấu ngắt câu.
- Dấu phân cách giữa các từ, đoạn văn bản.
- Các dấu mở, đóng ngoặc.
3. Chữ Việt trong soạn thảo văn bản:
a/ Xử lý chữ Việt trong máy tính: gồm các việc chính:
- Nhập văn bản chữ Việt vào máy tính.
- Lưu trữ, hiển thị và in ấn văn bản chữ Việt.
b/ Gõ chữ Việt :
- Cần có chương trình điểu khiển cho phép máy tính nhận đúng chữ Việt
Vd: Vietkey, Unikey, …
- Có 2 kiểu gõ chữ Việt phổ biến: kiểu TELEX và VNI.
c/ Bộ mã chữ Việt :
- Hai bộ mã chữ Việt phổ biến.
- Ngoài ra còn bộ mã Unicode là bộ mã chung của mọi ngôn ngữ.
d/ Bộ phông chữ Việt :
- Để hiển thị và in được chữ Việt, cần có các bộ chữ (bộ phông) Việt tương ứng với từng bộ mã.
e/ Các phần mềm hỗ trợ chữ Việt :
- Là phần mềm tiện ích riêng để máy tính có thể kiểm tra chính tả, sửa lỗi, … văn bản tiếng Việt.
Củng cố, dặn dò:
- Các chức năng chung của hệ soạn thảo văn bản, các đơn vị xử lý trong văn bản.
- Biết các vấn đề liên quan đến soạn thảo văn bản tiếng Việt
Giúp mk nha!!!!
