Bài 2: Sắp xếp dữ liệu

1. Sắp xếp dữ liệu trên một cột

• Sắp xếp vị trí các hàng trong bảng dựa trên nội dung của một cột theo giảm dần hoặc tăng dần. Dữ liệu có thể là văn bản, dạng số hoặc thời gian.
• Các bước thực hiện:
  • Bước 1. Chọn một ô tính bất kì trong cột muốn sắp xếp dữ liệu.
  • Bước 2. Chọn dải lệnh Data.
  • Bước 3. Nháy chuột vào biểu tượng  trong nhóm lệnh Sort & Filter (Hình 1) để sắp xếp theo thứ tự tăng dần (hoặc biểu tượng  để sắp xếp thứ tự giảm dần) của giá trị trong một cột muốn sắp xếp.

• Ví dụ, trong Hình 2, nếu chọn ô tính bất kì trong cột Sĩ số nháy chuột vào biểu tượng  trong nhóm lệnh Sort & Filter sẽ nhận được kết quả như ở Hình 3. Các dòng của bảng dữ liệu đã được sắp xếp theo thứ tự giảm dần của cột Sĩ số.

2. Sắp xếp dữ liệu trên nhiều cột

• Excel cho phép sắp xếp dữ liệu dựa trên nhiều tiêu chí khi dữ liệu trong cột chính có các giá trị trùng nhau. Lúc này, các tiêu chí phụ sẽ được sử dụng để sắp xếp.
• Có hai cách để mở hộp thoại sắp xếp dữ liệu theo nhiều cột:
  • Cách 1: Chọn một ô trong vùng dữ liệu. Tiếp đến, trên dải lệnh Data, trong nhóm lệnh Sort & Filter, chọn biểu tượng Sort (Hình 1).
  • Cách 2. Nháy chuột phải trên một ô bất kì trong bảng dữ liệu, chọn lệnh Sort, rồi chọn Custom Sort trong các dải lệnh xuất hiện tương ứng. 
• Khi hộp thoại sắp xếp xuất hiện (Hình 4), thực hiện các bước sau:
  • Bước 1. Lựa chọn cần cần sắp xếp và kiểu sắp xếp tăng dần hay giảm dần.
  • Bước 2. Nếu cần sắp xếp thêm các tiêu chí phụ, chọn Add Level, sau đó tiếp tục lựa chọn cột và kiểu sắp xếp tương tự.
  • Bước 3. Nhấn OK để thu được kết quả mong muốn.

Lưu ý: Khi có nhiều cột trong hộp thoại Sort được chọn, tiêu chuẩn sắp xếp được ưu tiên giảm dần theo danh sách cột từ trên xuống dưới như ở Hình 4.